ENCÜMEN MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI
 
a)İl Genel Meclisi'nin toplanması ile ilgili ilan, gündem ve diğer bilgilerin süresi içinde ilgililereve halka duyurulmasını sağlamak.
b) Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
c) Meclis üyelerinin yoklama işlemlerini yapmak, yoklama kararlarını gereği için ilgili birimlere vermek.
d) Meclis Başkanlığı'nca komisyonlara havale edilen tekliflerin, önergelerin, yazı ve benzeri evrakların seyrini takip etmek ve evrakları ilgili komisyon başkanlarına vermek.
e) Komisyonlarca düzenlenen raporların kaydını yapmak, rapor ve eklerini çoğaltmak Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtmak.
f) İhtiyaç duyulması halinde komisyona yardımcı olmak üzere, teknik eleman ve bilirkişi temin etmek.
g) Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının alınarak zapta geçirilmesini sağlamak.(Meclisçe izin verilmişse).
h)Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılmasını, kontrol edilmesini, Meclis Başkan ve katiplerine imzalatılmasını sağlamak.
i) Meclis kararlarını süresi içerisinde Valilik Makamına sunmak ve takibini yapmak.
j) Meclis Başkanlığı'nın yapacağı yazışmaları yürütmek.
k) Meclis kararlarını, usulüne uygun olarak ilan etmek ve meclis üyelerine duyurmak.
l) Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek uygulanmasını sağlamak.
m) Encümen Başkanı'nın emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini yazmak ve Encümen üyelerine dağıtmak.
n) Encümen gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydetmek.
o) Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
p) Görüşülmek üzere Encümene gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek.
q) Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak ve Encümen Karar Defterine kaydetmek.
r) Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak veya yaptırmak.
s) İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek.
t) İl Encümeninin aynı zamanda 2886 sayılı kanuna göre ihale komisyonu olmasından dolayı, bu komisyonun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
u)İl Genel Meclis binasında oluşturulan birimlerin rahat bir ortamda çalışmasının sağlayacak şekilde iş ve işlemleri koordine etmek.
v) Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
w) Birimin hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve raporları ilgili makamlara sunmak.
x) Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.